Sistem dan Mapping Proses Bisnis yang terintegrasi

Halo, Salam semangat baru selalu….

Kali ini saya ingin menulis mengenai sistem dan  proses bisnis. Kebetulan beberapa tahun ini saya kerap kali bermain  dan memiliki beberapa tugas yang berkaitan sistem dan proses bisnis  seperti sistem HR dan proses bisnisnya, ISO, OHSAS dan ISPO.

Mudah-mudahan apa yang saya tulis di artikel ini bisa memberikan manfaat untuk para pembaca tercinta 🙂

Adapun ruang lingkup pembahasan  pada tulisan kali ini adalah untuk mendapatkan gambaran mengenai:
1. Sistem
2. Penetapan Proses
3. Mapping Proses Bisnis

1. PEMAHAMAN SISTEM

Apa sih sebenarnya sistem itu? kita kerap kali mendengar dan mengucapkan sistem, tp apa sebenarnya yang dimaksud dengan sistem? nah..untuk menyamakan persepsi mari kita bahas bersama.

SISTEM adalah arahan baku yang disusun untuk membantu seseorang dalam menjalankan suatu pekerjaan dengan tanpa kesalahan atau dengan kesalahan yang sangat minimal.
sistem dibuat adalah untuk MEMPERMUDAH…bukan mempersulit.
sebagai contoh:

• untuk menghindari adanya kesalahan dalam proses pembuatan, maka dibuatkan cara/metode kerja, sehingga siapapun yang bekerja outputnya akan tetap sama
• Untuk menghidari karyawan terjepit mesin, dibuat safety device sehingga mesin tidak bisa bekerja pada saat masih ada di tangan di mesin
• untuk menhindari kurang lengkap dalam mengidentifkasi suatu hal maka dibuat sistem check list identifikasi permintaan pelanggan.

Namun, pada saat kita hendak menerapkan sistem, banyak muncul opini dan permasalahan terkait dengan sistem seperti:

• sistem dianggap sebagai sesuatu yang merepotkan
• sistem membatasi ruang gerak; tidak fleksibel
• sistem sangat rumit, banyak aturannya
• penerapan sistem membutuhkan biaya besar sehingga perusahaan menjadi harus banyak mengeluarkan biaya dan akibatnya perusahaan sulit bersaing
• sistem fokus pada pembuatan prosedur operasional.

Nah…ketika permasalahan di atas sudah muncul, dan kita ingin menerapkan sistem yang baru, maka hal pertama yang harus dilakukan adalah merubah paradigma berfikir terlebih dahulu tentang sistem tersebut. Barulah kemudian kita review kembali sistem yang pernah kita terapkan.

Pada saat sistem dianggap sesuatu yang merepotkan, sebenarnya saat itu kita bisa lihat bahwa hal ini hanya masalah pembiasaan saja. Ketika kita tidak biasa, dan tiba-tiba kita harus menerapkan sistem, maka akan dirasakan menambah beban pekerjaan. Oleh karena itu, pastikan bahwa sistem yang dibuat justru memudahkan dalam pekerjaan, memberikan panduan.

Terkadang memang, untuk menerapkan suatu sistem yang baru kita perlu melakukan pemaksanaan. Maksudnya pemaksaan disini adalah membuat sistem yang memaksa orang melakukannya.
Misal: saat kita membuat sistem bahwa setiap yang bekerja dengan bahan B3 (berbahaya dan beracun) maka orang tersebut harus menggunakan Alat pelindung diri seperti sarung tangan, kacamata, dsb. Ketika ada orang yang tidak melakukannya maka kita bisa beri kartu kuning yang mendandakan tidak comply. Dan setiap yang punya kartu kuning akan dipajang fotonya dan pelanggarannya di papan pengumuman sehingga orang yang melakukan pelanggaran secara sosial dikenakan sanksi. Hal ini akan membuat efek jera karena malu sehingga ybs selanjutnya akan berusaha menghindari sanksi tersebut.

Tentunya ketika ada sanksi dalam proses pemaksanaan, maka kita juga harus menerapkan sistem reward yang signifikan. Misalnya, orang yang tidak pernah melakukan pelanggaran dan memberikan ide untuk impovement akan diberikan reward jalan-jalan ke Malaysia bersama keluarga setiap akhir tahun, sehingga orang akan terdorong saling terpacu untuk menjalankan sistem dan memberikan ide improvement terbaik.

2. PENETAPAN PROSES

Dalam mengembangkan sistem, pendekatan yang dilakukan banyak macam ragamnya. Bisa departemental, namun bisa juga proses. Pertanyaannya adalah pendekatan mana yang sebaiknya dilakukan?

Nah, sebelum kita jawab, kita lihat ilustrasi berikut ini terlebih dahulu.

Gambar 1;  Pendekatan Departemental vs Proes

Dari ilustrasi di atas dapat dilihat bahwa, ketika pendekatan yang dilakukan adalah pendekatan departemen, maka yang terjadi adalah sasaran utama yang dituju menjadi tidak link/nyabung, bisa mengakibatkan terjadi tumpang tindih, atau ada proses yang hilang. Kacamata yang digunakan adalah kacamata departemen dan bukan kacamata organisasi.

Sedangkan ketika dilakukan pendekatan proses, maka alur prosesnya menjadi terkoneksi dan tidak putus di departemen saja akan tetapi saling berhubungan untuk menghasilkan output yang sama. Selain itu, kemungkinan terjadinya tumpang tindih antara satu departemen dengan yang lain menjadi ter-eliminasi.  Kacamata yang digunakan adalah kacamata organisasi, semua departemen bergerak ke arah yang sama

3. MAPPING PROSES BINSIS

Sistem dianggap efektif kalau kita merasa bahwa kita sedang tidak menjalankan sistem, melainkan sedang mengerjakan sebuah aktivitas yang memang merupakan bagian tugas sehari-hari. Oleh karena itu, sebelum membuat sistem, kita harus mapping terlebih dahulu proses bisnis yang ada. Jangan membuat prosedur tanpa melakukan mapping proses.

Saat melakukan mapping proses bisnis, bayangkan saja bahwa kita sedang mencoba menyambung sebuah puzzle, menyatukan bagian-bagian sehingga menjadi satu bagian utuh sehingga tidak ada bagian yang hilang dan tumpang tindih. Namun bisa menggambarkan secara utuh gambaran perusahaan. Dengan melihat proses bisnis kita bisa melihat perusahaan secara menyeluruh.

Mungkin timbul pertanyaan di benak kita, sebenarnya apa sih definisi Proses Bisnis?

Proses bisnis adalah suatu kumpulan aktivitas atau pekerjaan terstruktur yang saling terkait untuk menyelesaikan suatu masalah tertentu atau yang menghasilkan produk atau layanan (demi meraih tujuan tertentu). Suatu proses bisnis dapat dipecah menjadi beberapa sub proses yang masing-masing memiliki atribut sendiri tapi juga berkontribusi untuk mencapai tujuan dari superprosesnya. Analisis proses bisnis umumnya melibatkan pemetaan proses dan subproses di dalamnya hingga tingkatan aktivitas atau kegiatan (http://id.wikipedia.org/wiki/Proses_bisnis).

Davenport (1993) mendefinisikan proses bisnis sebagai:

“aktivitas yang terukur dan terstruktur untuk memproduksi output tertentu untuk kalangan pelanggan tertentu. Terdapat di dalamnya penekanan yang kuat pada “bagaimana” pekerjaan itu dijalankan di suatu organisasi, tidak seperti fokus dari produk yang berfokus pada aspek “apa”. Suatu proses oleh karenanya merupakan urutan spesifik dari aktivitas kerja lintas waktu dan ruang, dengan suatu awalan dan akhiran, dan secara jelas mendefinisikan input dan output.”

Agar lebih memahami mengenai bisnis proses, berikut ini kami berikan sebuah contoh bisnis proses :

Gambar 2: Contoh Business Proses Perusahaan X