Why This Training / Workshop can’t Give Impact?

Tiba-tiba saja, GM ODV memanggil saya dan meminta agar esok hari saya mengikuti sebuah workshop tentang bagaimana meningkatkan kompetensi karyawan melalui sertifikasi kompetensi dalam menghadapi MEA di industri perkebunan kelapa sawit. Workshop ini diselenggarakan di sebuah hotel mewah di bilangan Jakarta.  Melihat brosur dan sasaran dari workshop ini, saya sangat bersemangat dan senang sekali. Kenapa? karena dari brosur tersebut saya sudah memiliki pengharapan bahwa seusai mengikuti workshop ini saya akan mendapatkan informasi yang komprehensif tentang program sertifikasi kompetensi di dunia perkebunan, tentang Strategi compensation benefit berdasarkan kompetensi karyawan, serta tentang tips menghadap MEA.  Namun, harapan itu perlahan-lahan luntur pada saat pembicara satu menyampaikan materinya. Dan semakin luntur lagi pada saat pembicara dua , tiga, empat selesai menyampaikan materinya.  Pada pukul 15.30, seorang rekan yang sama-sama mengikuti materi ini yaitu manager training mill and engineering mengajak saya untuk pulang saja, namun saya coba meyakinkan beliau untuk mengikuti workshop ini sampai selesai. Dan akhirnya Ia pun bersedia.

Berdasarkan catatan dan pengamatan saya, ada beberapa area improvement yang harus benar-benar diperhatikan oleh penyelenggara atau pemateri pada saat akan melakukan workshop, yaitu:

1. Memastikan bahwa tema, topik dan sasaran yang ingin dicapai diketahui dengan jelas oleh pemateri. Sebagai seorang pemateri/trainer/narasumber memiliki kewajiban untuk memahami tema, topik dan sasaran yang diharapkan. Apabila pemateri adalah pembicara yang diundang oleh penyelenggara maka sudah seharusnya pemateri tersebut mencari tahu secara detail apa yang diharapkan dari workshop ini, apa sasaran spesifiknya (tidak cukup hanya mengetahui tema), dan sampai dimana cakupan pembahasan yang diharapkan.  Dan sebagai penyelenggara, sudah seharusya memberikan pengarahan yang jelas kepada narasumber tentang tujuan khusus yang diharapkan. Kejadian pada pelatihan/workshop kali ini adalah, bahwa hingga hari H, penyelenggara belum memiliki materi dari setiap pemateri. dan mereka pun tidak tahu jelas isi dari topik yang akan disampaikan oleh pembicara. Tidak ada kontrol dan batasan terhadap materi yang akan disampaikan. Ketika hal ini terjadi, maka dapat dipastikan bahwa sasaran yang diharapkan akan semakin sulit untuk dicapai. Bagaimana bisa tercapai kalau apa yang dituliskan penyelenggara di brosur ternyata berbeda dengan apa yang disampaikan oleh pemateri. Ini sudah beberapa kali saya temukan di seminar/pelatihan/workshop.
2. Memahami siapa yang menjadi audience/partisipan dalam workshop tersebut. Sebagai seorang trainer ataupun narasumber, maka sudah seharusnya Ia memahami siapa yang akan menjadi audience/partisipan dalam workshop tersebut, sehingga Ia pun dapat memilih metode dan cara penyampaian yang efektif. Sebagai contoh: dalam workshop ini yang hadir adalah orang dewasa, praktisi di dunia perkebunan, dan juga konseptor. Namun sangat disayangkan metode yang digunakan sebagian besar oleh pembicara adalah metode ceramah satu arah sambil membaca tulisan yang telah mereka print. Konon hal ini sudah pasti akan membuat orang lain ngantuk dan tidak mampu mempertahankan konsentrasinya dalam jangka waktu yang panjang. Alangkah lebih tepatnya apabila metode yang dipilih adalah sharing dua arah dan diskusi. Yang paling menyedihkan dari workshop ini adalah, pada saat ada partisipan yang mau bertanya malah dikasari dan diarahkan untuk tidak bertanya mengingat waktu yang terbatas. Selain itu, hanya disuruh untuk membaca peraturan pemerintah dan buku-buku. Jika memang demikian maka untuk apa workshop ini diadakan?
3. Issue yang diangkat hendaknya sesuatu yang memang sudah jelas dan ada manfaatnya untuk audinece/partisipan. Kenapa hal ini menjadi penting? karena apa yang terjadi di workshop ini adalah mereka menyampaikan sesuatu yang bahkan masih dalam tahap konstruksi, yang mereka sendiri belum jelas bentuknya seperti apa dan masih sekedar issue bersama yang sedang coba diatasi permasalahannya. Kenapa saya bisa menyimpulkan demikian? karena..ada beberapa pertanyaan dari partisipan tentang topik yang dibahas yaitu tentang kompetensi di dunia perkebunan. Dan para pemateri hanya mampu memberikan penjelasan pada tataran bahwa kompetensi di dunia perkebunan perlu dilakukan dan bahkan untuk disertifikasi, namun mereka tidak mampu memaparkan tenang kompetensi apa saja yang akan disertifikasi dan bagaimana model kompetensi tersebut. Mereka hanya menjelaskan bahwa “kami sudah membentuk tim untuk membahas tentang ini, dan meetingnya baru akan dilakukan beberapa bulan lagi. What???? mereka baru akan membicarakannya tapi di brosur mereka sudah menyatakan bahwa setelah workshop ini maka para peserta akan mendapatkan gambaran tentang kompetensi di dunia perkebunan. Dan yang paling menggelitik adalah dari sekian banyak pembicara hanya satu orang saja yang berusaha untuk menjelaskan apa itu MEA dan mengkaitkan antara materinya dengan dampaknya terhadap strategi menghadapi MEA. sisanya??? tidak ada sangkut pautnya….sedikitpun tidak ada yang membicarakan soal MEA, apalagi tips untuk menghadapinya. Mereka lebih banyak bercerita tentang perlunya sertifikasi. That’s it!! dan hasil yang kami dapatkan setelah workshop ini hanyalah sekedar bahwa sertifikasi perlu dan saat ini mereka baru akan membahas kompetensi modelnya. Belum ada gambaran sama sekali tentang model kompetensi yang akan diberlakukan. Memang, bukan berarti bahwa kami tidak mendapatkan apa-apa, namun yang menjadi hal yang saya garis bawahi adalah, apa yang diharapkan dari worksop ini sama sekali tidak tercapai.
4.  Menyiapkan handout. Dengan adanya handout maka para peserta akan lebih mampu untuk berfokus pada penjelasan si pembicara, karena ia tidak perlu mencatat lagi setiap slide yang ada di depan. Dan dengan demikian, si pembicara juga dapat dengan nyaman mengatakan, tidak perlu dicatat cukup diperhatikan karena di kursi Anda sudah dibagikan handout yang sama dengan slide materi yang saya akan paparkan. Harus disadari bahwa tidak sedikit perusahaan yang mewajibkan karyawan yang mengikuti workshop untuk melakukan sharing knowledge bagi rekannya di kantor, sehingga mau tidak mau mereka pun harus mempersiapkan materi yang harus disampaikan ke rekan2 di kantornya. Pada workshop kali ini, kami para partisipan tidak diberikan handout, sehingga tidak sedikit partisipan yang merasa resah. Sayapun bertanya kepada penyelenggara kenapa tidak diberikan handout dan dengan mudahnya mereka menjawab “kami belum mendapatkan materinya dari pembicara dan ini sedang kami usahakan”.  Lalu saya pun memohon untuk dipastikan agar pada akhir kegiatan materi tersebut sudah didapatkan dan peserta mendapatkan salinannya. Dan alhamdulillah, akhirnya panitia berusaha semaksimal mungkin dan peserta mendapatkan 1 buah CD yang berisi materi hari ini.
5. Perlunya koordinasi di hari H antara panitia dengan pemateri.  Apa yang terjadi di workshop ini benar-benar membuka mata saja tentang fatalitas dari kurangnya sebuah koordinasi. Anda bisa bayangkan situasi berikut: Pada saat seorang narasumber  (Mr.X) akan mulai memaparkan materinya, Ia minta agar slidenya dibuka dan respon panitia adalah bahwa dia belum mendapatkan materi dari narasumber tersebut. Lalu narasumber tersebut terlihat mulai berang karena menurutnya Ia sudah memberikan materi tersebut sebelum rehat siang kepada panitia yaitu si C. Namun yang terjadi adalah si C tidak memberikan materi itu kepada panitia yang bertanggungjawab untuk komputer slide pemateri. Perdebatan sempat terjadi beberapa menit, hingga akhirnya si pemateri memohon maaf dan mengatakan adanya miss coordination antara panitia depan dengan panitia dalam yang bertanggungjawab terhadap komputer slide.  Peserta akhirnya yang dirugikan dalam hal ini karena peserta terpaksa menunggu beberapa waktu dan suasana menjadi terlihat sangat tidak terencana.
6. Perhatikan hal-hal kecil dan peka-lah!!. Perlu diingat bahwa untuk membuat sebuah workshop sukses, banyak hal-hal kecil dan detail yang harus diperhatikan dan dipersiapkan. Terkadang ada hal-hal sederhana yang terlewatkan sehingga membuat pelatihan menjadi terganggu. Sebagai contoh: Narasumber dalam workshop ini memberikan kode bahwa Ia haus, dan ternyata panitia tidak mempersiapkan minuman. Ternyata kode tersebut tidak dapat ditangkap oleh panitia, hingga akhirnya narasumber terpaksa mengungkapkannya dalam sebuah lelucon “apakah salah apabila seorang narasumber saat berbicara 1 jam merasa haus dan ingin minum? dan apakah wajar jika seorang panitia mengambilkan minum kepada narasumber tersebut? (disertai mimik lucu sekali yang membuat semua partisipan sontak tertawa keras). Lalu ia pun menunggu minuman tersebut sebentar karena ternyata Ia sudah sangat haus dan mencoba bertahan sedari tadi. Setelah panitia mengambilkan minum, akhirnya si narasumber menjadikan peristiwa tersebut sebagai salah satu contoh untuk materinya tentang pentingnya respect dan memahami kebutuhan orang lain.

Dan pada akhirnya, apa yang ingin saya sampaikan adalah…kita kerapkali mengharapkan agar sebuah workshop/pelatihan/traininig dapat memberikan IMPACT ataupun pengaruh yang besar terhadap perubahan perilaku. Namun, pada kenyataannya  banyak sekali workshop/pelatihan/training yang didesain kurang efektif sehingga tidak mampu menjawab dari kebutuhan tersebut.  Sebelum berbicara lebih lanjut tentang bagaimana memastikan sebuah palatihan mampu memberikan IMPACT yang nyata, maka terlebih dahulu harus kita selesaikan permasalahan bagaimana cara mendesain sebuah pelatihan yang EFEKTIF.  Topik ini akan menjadi tulisan saya selanjutnya, yaitu tentang bagaimana mendesain sebuah pelatihan yang efektif.