Acara Perdana “Essential Tea Chat”

Alhamdulillah, acara perdana Essential Tea Chat berjalan sukses sesuai dengan yang diharapkan. Mungkin readers banyak yang bertanya-tanya, apa sih Essential Tea Chat? Essential Tea Chat adalah suatu forum casual yang kami bentuk untuk membantu rekan-rekan  berlatih diskusi dengan menggunakan bahasa Inggris. Tidak hanya itu, forum ini juga dibentuk  sebagai ajang pengembangan diri dan saling berbagi pengetahuan dengan konsep “dari kita untuk kita“. Jadi diharapkan dengan adanya forum ini, kita bisa saling berbagi dan saling mengisi. Tema setiap pertemuan akan berbeda-beda, tergantung dari kebutuhan  dan permintaan partisipan, hot issues  yang sedang hangat diperbincangkan ataupun inisiatif narasumber yang ingin berbagi.

Awal munculnya ide untuk membuat kegiatan ini adalah berawal dari bincang-bincang dengan rekan saya yang bernama Ellen. Ia menyapa saya melalui facebook dan menginformasikan mengenai kegiatan coffee chat di pacific place. Lalu saya pun memberikan tanggapan dan informasi kepadanya bahwa saya sebenarnya sudah pernah mengikuti kegiatan coffee chat tersebut. Lalu dia bertanya apakah kegiatannya menyenangkan dan apakah cukup efektif untuk melatih kemampuan bahasa inggris? Lalu saya pun menjawab bahwa pada prinsipnya kegiatan ini cukup menarik hanya saja kurang efektif mengingat banyaknya peserta yang hadir dan kemudian dibagi menjadi beberapa kelompok. Setiap kelompok terdiri atas 10 sampai 15 orang didampingi dengan satu orang native speaker. Namun sayangnya, dalam bincang-bincang tersebut tidak ada topic khusus yang dibahas sehingga diskusi menjadi kurang efektif dan loncat-loncat. Selain itu,ruangan yang disiapkan untuk kegiatan ini cukup kecil jika dibandingkan dengan jumlah peserta dan jumlah kelompok yang ada.

Lantas, saya mengatakan kepada Ellen, “sebenarnya kita bisa membuatnya sendiri sesuai dengan topic yang ingin kita ketahui, mungkin diawali dengan sharing mengenai LPDP Scholarship“, lalu Ellen menyambut hangat. Dan sayapun melanjutkan, “Berhubungan Ellen sudah dapat beasiswa tersebut maka Ellen bisa menjadi narasumber untuk diskusi kita”. Dan ternyata, usulan saya tersebut diaminkan oleh Ellen.

Tanpa banyak basa basi sayapun segera bergerak membuat design nama kegiatannya, konsep acara serta flyer untuk pengumumannya. Nama yang muncul dan terpilih untuk kegiatan ini adalah “Essential Tea Chat”. Saya memilih nama ini karena saya ingin menggambarkan bahwa kegiatan ini diinisiasi oleh member (saya dan Ellen) dari sebuah club yang bernama Essential Toastmaster. Selain itu, essential juga memiliki makna fundamental dan important, sehingga harapannya setelah para partisipan mengikuti kegiatan ini maka mereka dapat membawa pulang sesuatu yang bersifat penting dan mendasar bagi pengembangan diri mereka dan kemampuan berbahasa yang mereka miliki. Dan Alhamdulillah, setelah kegiatan pertama kami luncurkan, saya bertanya pada partisipan apakah kegiatan ini baik dan positif bagi mereka? Dan merekapun menjawab sambil tersenyum menggambarkan bahwa kegiatan ini sangat berarti dan mereka tidak sabar untuk menunggu pertemuan berikutnya. Ah….leganya hati ini…senang dan bangga bercampur baur menjadi satu.

Berikut ini adalah flyer sederhana untuk pengumuman kegiatan Essential Tea Chat yang saya buat.

Flyer tersebut saya posting di facebook , path dan juga whatsup group dengan harapan ada sejumlah rekan yang tertarik untuk mengikutinya. Dan puji syukur, ternyata yang tertarik banyak sekali sehingga saya pun terpaksa membatasi jumlahnya sesuai dengan target peserta yang diharapkan  yaitu sekitar 15 orang.  Namun, untuk mengantisipasi apabila ada yang tidak hadir di hari H, akhirnya saya batasi sampai 20 orang.

H-1, saya mencoba mengkonfirmsi ulang beberapa hal:

1. Ruangan. Awalnya ruangan yang ingin kita gunakan adalah dcoz yang berada di semanggi. Pada saat saya mengkonfirmasi untuk ruangan tertutup yang ada di sana, petugasnya mengatakan bahwa ruangan tersebut tidak bisa dibooking sehingga saya secara cepat berusaha mencari alternative tempat lain. Dan untungnya saya punya kenalan mbak Diana, pengelola Rempah Eating Resto yang ada di Sarinah. Saya menghubungi beliau dan akhirnya kami bisa menggunakan tempat tersebut. Dengan demikian maka kegiatan perdana Essential Tea Chat ini dilakukan di rempah eating.
2. Peserta. Saya mencoba mengkonfirmasi beberapa peserta yang sudah register, namun ternyata banyak peserta yang tadinya mengatakan akan dating ternyata berhalangan. Ada kurang lebih 8 orang yang cancel untuk datang sehinggga saya pun harus kembali memposting pengumuman tersebut hingga akhirnya memenuhi kuota. Pada hari H, jumlah peserta memenuhi harapan bahkan melebihi dari target yang hanya 15 orang. Peserta yang hadir berjumlah 19 orang.
3. Narasumber. Saya pun menghubungi narasumber dan membentuk group essential tea chat untuk memastikan apakah mereka akan menggunakan visual aids. Awalnya narasumber hanya ingin ngobrol santai saja, namun karena saya memberikan waktu untuk presentasi sebelum diskusi/tea chat akhirnya narasumber mempersiapkan materi dengan ppt dan saya pun mempersiapkan infocus dan layarnya yang kebetulan memang saya miliki di rumah. Saya membawa infocus tersebut di hari H.

Hari H, kegiatan berlangsung mulai dari pukul 13.00. Saya pribadi sudah di lokasi dari pukul 12.00 untuk melakukan beberapa persiapan seperti mempersiapkan visual aids dan setting ruangan.

Sambil menunggu peserta lengkap, kami pun melakukan kegiatan makan siang bersama dan berkenalan secara informal.  Untuk biaya makan siang, masing-masing peserta harus bayar masing-masing, sesuai dengan konsepnya dari kita untuk kita. heheheh….

Pada saat peserta sudah ngumpul, saya pun membuka kegiatan dengan menginformasikan terlebih dahulu tentang rundown acara. Dan kemudian saya memberikan satu jenis kegiatan icebreaking yaitu suatu permainan ringan untuk saling mengenal. Hal ini saya lakukan untuk membangun kehangatan dan mencairkan suasana sehingga sebelum kegiatan dimulai, suasana bisa menjadi lebih hangat. Kegiatan ini pada dasarnya bersifat spontan saja.

Overall, diskusi berlangsung lancar. Narasumber pada acara ini yaitu Ellen dan Pande berbagi pengalaman dan pengetahuan mereka dengan sangat santai, hangat dan lancar.

Berikut ini adalah kedua narasumber pada acara ini:

Pande sebelah kiri (akan berangkat ke UK), Ellen sebelah kanan (akan berangkat ke Sydney. Mereka berdua adalah awardee LPDP.

Selama proses diskusi berlangsung, para peserta terlihat sangat antusias dan sangat tertarik untuk mengetahui lebih lanjut mengenai topic pembahasan pada hari tersebut.  Waktu yang tadinya dibatasi hingga pukul 15.00 molor menjadi 15.30.  Walaupun waktunya sudah cukup panjang, para peserta tampak belum cukup puas sehingga merekapun mendatangi narasumber untuk melanjutkan diskusi .

 

Dan pada akhirnya saya berfikir, jika kita mau melakukan sesuatu maka tidak ada yang mustahil untuk dilakukan. Ya…Kegiatan ini terjadi hanya karena ada kemauan. Tidak perlu terlalu banyak wacana dan rencana karena pada akhirnya yang terpenting adalah bagaimana kita mengeksekusi rencana tersebut.

Ini adalah orang-orang hebat yang membuat rencana ini pada akhirnya dapat berjalan lancar dan keren.

Beberapa peserta yang sempat foto bersama, ada beberapa yang telah pulang terlebih dahulu sehingga tidak bisa ikut serta foto bersama.