Seri Evaluasi Pelatihan: Kepuasan Peserta Pelatihan belum menjamin Efektivitas Program Pelatihan

Pada akhir sesi sebuah pelatihan tidak jarang penyelenggara memberikan sebuah kuesioner evaluasi pelatihan untuk diisi oleh para peserta. Biasanya isi kuesioner tersebut berisikan pertanyaan tentang bagaimana  tanggapan peserta pelatihan terkait kualitas materi, pembicara/narasumber, visual aids, makanan, ruangan, penerangan dan hal-hal yang terkait dengan pelaksanaan pelatihan. Evaluasi sejenis ini  dikenal dengan istilah evaluasi reaksi peserta atau reaction level evaluation. Akan tetapi tahukah anda, bahwa evaluasi seperti ini adalah evaluasi yang bersifat sangat mendasar. Evaluasi ini belum mampu mengukur efektivitas pelatihan melainkan hanya sebatas menggali kepuasan dari peserta pelatihan terhadap keseluruhan program.

Kirkpatrick dalam bukunya “Evaluating Training Programs” menyatakan bahwa mengevaluasi reaksi peserta sama dengan mengukur kepuasan pelanggan. Lalu muncul pertanyaan, apakah evaluasi yang mendasar seperti ini penting untuk dilakukan? Ya, ini penting untuk dilakukankarena apabila ada sesuatu yang mengganggu peserta selama proses pelatihan, maka hal tersebut akan mempengaruhi konsentrasi dan kemampuan penerimaan mereka terhadap materi pelatihan, sebagai contoh: apabila ruang pelatihan panas, bising dan tidak layak maka peserta akan sulit konsentrasi, mengeluh dan kemudian sibuk mengkipas dirinya dengan benda-benda disekitarnya. Begitu juga ketika instruktur kurang menarik, akan membuat peserta menjadi mengantuk dan tidak berminat untuk mengikutinya. Di sisi lain, setelah pelatihan selesai mereka pun akan menyebarkan kepada atasan dan rekan-rekan mereka bahwa pelatihan ini tidak menarik sehingga bisa jadi program pelatihan Anda tidak akan dilanjutkan atau bahkan dikurangi. Oleh karenanya, walaupun evaluasi jenis ini terlihat sepele dan tidak menjawab keingintahuan management tentang efektivitas pelatihan terhadap perubahan perilaku atau pengembalian investasi, namun evaluasi ini memiliki kekuatan dan manfaat tertentu.

Berikut ini adalah beberapa manfaat ketika kita melakukan pengukuran terhadap level reaksi peserta:

1. Kita akan mendapatkan umpan balik dan saran pengembangan dari peserta untuk membantu kita dalam upaya meningkatkan kualitas pelatihan di masa yang akan datang. Tanpa umpan balik, kita tidak akan pernah tahu apakah pelatihan kita sudah cukup memuaskan bagi orang lain atau tidak.
2. Kita akan memiliki data kuantitatif yang dapat disajikan kepada manager atau pimpinan perusahaan. Ketika hasil evaluasinya positif dan memuaskan, kita dapat menjadikannya sebagai bahan untuk jualan program kita. Bagi pelaksana pelatihan internal maupun eksternal, penting untuk memberikan gambaran yang bersifat kuantitatif tentang bagaimana tanggapan peserta terhadap program selama ini.
3. Kita memberikan pesan kepada peserta pelatihan, bahwa pandangan dan masukan mereka tentang pelatihan ini sangat penting dan mereka ‘didengarkan”. Hal ini akan membuat peserta menyadari bahwa kehadiran mereka dari awal hingga akhir sangat penting bagi kesuksesan sebuah program. Oleh karenanya dalam mendesain kuesioner reaction level ini, perlu untuk diberikan ruang bagi para peserta mencurahkan kesan dan pesan terkait pelatihan yang diselenggarakan secara umum.
4. Kita dapat menjadikan dasar dan tolak ukur dalam menyusun program-program lainnya di masa yang akan datang. Sesuatu yang dinilai baik dan memuaskan oleh seluruh peserta dapat menjadi standard minimal dalam mempersiapkan program. Dengan kata lain, dapat disampaikan bahwa hasil evaluasi pelatihan tersebut dapat menjadi data berguna bagi kita dalam menyusun standar matriks penyelenggaraan sebuah pelatihan.

Sebagaimana dilihat dari pemaparan di atas, ternyata banyak sekali manfaat yang dapat diperoleh dari melakukan evaluasi level reaksi ini.  Walaupun ia tidak dapat mengukur secara langsung efektivitas program tersebut terhadap perubahan perilaku, namun ia dapat menjadi prediksi bahwa mereka berminat untuk mempelajari sesuatu dan mereka puas akan proses tersebut. Anda bayangkan saja ketika peserta pelatihan kembali ke tempat kerjanya lalu dia mengatakan kepada atasan dan orang yang disekitarnya bahwa pelatihan ini sangat menyenangkan dan bermanfaat, maka dampaknya terhadap keputusan manajemen akan sangat besar karena percaya atau tidak , keputusan manajemen kerap kali dipengaruhi oleh bagaimana mereka mendengar informasi dari orang-orang yang mereka peraya yang ada di sekitarnya.

Saya menjadi teringat akan sebuah pelatihan yang pernah saya fasilitasi, yaitu pelatihan yang bertemakan ‘self leadership” dari sebuah lembaga training tempat saya waktu itu bekerja sebagai consultant dan facilitator. Saat itu, evaluasi para peserta terhadap pelatihan tersebut sangat baik dan positif. Kehebohan terjadi di dalam perusahaan tersebut. Banyak permintaan dari segala departemen untuk bisa mengikuti pelatihan tersebut. Antrian untuk mengikuti pelatihan tersebut sangat panjang, hingga akhirnya perusahaan terpaksa membuat jadwal tunggu hingga sampai 2 tahun ke depan. Bayangkan, jadwal pelatihan sudah sampai hingga 2 tahun ke depan. Investasi besar-besaran dari perusahaan kepada pelatihan ini tidak tangggung-tanggung. Kontrak kerja pun ditandatangani untuk 5 tahun ke depan. Ya…sebuah investasi yang tidak tanggung-tanggung. Dan yang menjadi menarik adalah kontrak ini terjadi hanya karena top management mendengar bagaimana eforia para peserta tentang kepuasan mereka, bukan karena bagaimanna pelatihan tersebut terbukti efektif untuk membuat para peserta berubah menjadi jauh lebih baik. Ya..ini terjadi karena kekuatan pesan berantai tentang kepuasan peserta pelatihan.

Namun, harus diingat pula bahwa hal seperti ini hanya akan bersifat sementara karena pada akhirnya perusahaan tersebut akan mencari tahu dan melihat pengembalian investasi pelatihan yang telah mereka lakukan. Dan keingintahuan tersebut tidak akan mampu dijawab oleh data kuantitatif yang kita peroleh dari evaluasi “reaction level” ini. Evaluasi ini hanyalah pengukuran tahap awal yang harus dilakukan oleh penyelenggara pelatihan tepat setelah pelatihan selesai dilakukan. Data dari evaluasi pelatihan ini harus ditabulasi dan dianalisa dengan teliti sehingga memiliki arti yang signifikan bagi pengembangan program. Pada saat kita sudah terbiasa melakukan evaluasi tahap ini, tidak ada salahnya kita tingkatkan level evaluasi kita ke tingkat yang lebih tinggi yaitu 2, 3 atau bahkan hingga tingkat evaluasi level 4.

Detail tentang formulir dan cara merancang evaluasi level reaksi ini akan dibahas pada artikel yang terpisah dengan judul “Merancang evaluasi level reaksi sama dengan menjadi peneliti kecil”